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FAQ

IT support at FORS is covered by the Helpdesk Unil, and partially by FORS IT group:

Helpdesk  helpdesk@unil.ch or call 2211
FORS-IT group   fors-support@unil.ch

Whom to contact depends on the subject. To help you decide, find below some hints. If you are unsure, please ask FORS IT group.

Request for resources, software, tools, accounts:
– In generalFORS-IT
– Video equipment for conference roomHelpdesk
Workstation:
– My computer makes piep piep, or similarHelpdesk
– Problems with the internet connection (uncalled pages open, etc)Helpdesk
– My computer is out of control, maybe a virusHelpdesk
– My license of software XY is expiredFORS-IT
– I need a new version of software XYFORS-IT
– I get error messages from a server named ForsXXFORS-IT
– I need remote access to my computerFORS-IT
– I don’t remember a password of a Fors applicationFORS-IT
Shared workspace / networking:
– No or unsufficient access to a shared resourceFORS-IT
– I miss some files or folders (restore request)FORS-IT
– Slow access to shared resourcesHelpdesk
– E-mail doesn’t work properlyHelpdesk
– I don’t receive some expected e-mailsHelpdesk
– Problems with automatic software updatesHelpdesk
– Configuration of your e-mail clientFORS-IT
– Configuration of shared printersFORS-IT
– Configuration of our agenda (Google)FORS-IT
Server applications:
– Questions about Oracle/SHPFORS-IT
– Questions about our web sites and Nesstar servers. FORS IT group currently (2014) host the following web sites / applications:
http://forscenter.ch
http://forsbase.unil.ch
http://qualitative-research.ch
http://socialreport.ch
http://surveyinsights.ch
http://fors-nesstar.unil.ch (Nesstar server of Daris)
FORS-IT

 

To contact the IT group initially, please use the e-mail above.

For an overview of the helpdesk services, see http://unil.ch/ci and click on Helpdesk

Training material

19.05.2020

FORS web image guide

Are you a FORS website publisher? Then have a look at the new FORS web image guide set up by our FORS webmaster
Jonas. The guidelines and tools proposed can also be used by all FORS collaborators who need to resize images for calls, flyers, publications etc.  Thank you very much Jonas for this useful guide !

fors-web-images-guide

20.02.2020

Merci à Elfie Swerts et Ursina Kuhn pour cette actualité !

Documentation du programme LABB

Le programme LABB (https://www.bfs.admin.ch/bfs/fr/home/statistiques/education-science/enquetes/labb.html), « Analyses longitudinales dans le domaine de la formation » a été initié en 2014 par l’OFS « dans le but de tirer parti des nouvelles potentialités offertes par le NAVS13 ». Le NAVS13 – acronyme de « Numéro AVS à 13 chiffres » – est un identificateur administratif de personnes physiques émis, communiqué et maintenu par la Centrale de compensation AVS/AI. Le projet est développé sur deux axes

– Une mise à disposition des chercheurs et des cantons de fichiers de données longitudinales harmonisées et structurées par l’OFS de manière à faciliter les analyses et aussi d’oeuvrer à la diffusion d’informations cohérentes.

– Une systématisation par l’OFS de la mesure des transitions et une diffusion à intervalles réguliers d’études sur les transitions et les parcours de formation

Sur une initiative d’Ursina Kuhn, Jacques Babel du programme LABB est venu discuter à FORS autour du projet LABB et des collaborations possibles avec FORS. La présentation qu’il a donné à cette occasion est disponible ici : labb_sldf

La documentation du programme LABB est disponible ci-dessous :

–          Le Long File longitudinal de l’éducation : Méthodologie de construction et documentation des variables [Long File longitudinal de l’éducation]

long-file-longitudinal-de-leducation

« Au préalable de toute analyse de données, un référentiel commun est nécessaire. Dans le cadre du programme d’analyses longitudinales dans le domaine de la formation, c’est le Long File longitudinal de la formation qui constitue ce référentiel commun. Ce document présente la méthodologie de construction et les variables présentes dans le Long File harmonisée de la formation ».

–          Le Long File longitudinal des contrats d’apprentissage : Documentation et méthodologie. [Long File longitudinal des contrats d’apprentissage]

long-file-longitudinal-des-contrats-dapprentissage

« Ce document présente le fichier « Long File des contrats d’apprentissage », qui se base sur une réorganisation longitudinale de la Statistique de la Formation Professionnelle Initiale (SFPI) appariée avec la Statistique de la population et des ménages (STATPOP). Le but du document est de présenter la reconstruction longitudinale de la SFPI. »

–          Transitions après un titre du degré secondaire II et intégration sur le marché du travail : Documentation du fichier Spell [Transitions après un titre du degré secondaire]

transitions-apres-un-titre-du-degre-secondaire

« Ce document présente brièvement le fichier qui permet de reproduire la plupart des résultats de la publication « Transitions après un titre du degré secondaire II et intégration sur le marché du travail».

–          Transitions et parcours dans le degré tertiaire : Documentation du fichier HSF (Hierarchical State File). [Transitions et parcours dans le degré tertiaire]

transitions-et-parcours-dans-le-degre-tertiaire

« Ce document présente le Hierarchical State File (HSF) des parcours dans le degré tertiaire (hautes écoles universitaires, spécialisées et pédagogiques ainsi que les écoles supérieures). Il s’agit du fichier qui a été utilisé pour produire les résultats actualisés de 2018 de la publication « Transitions et parcours dans le degré tertiaire ».

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Atelier sur le langage épicène et féminisé organisé par l’UNIL-Egalité (notes de Christina Bornatici)

L’atelier s’est déroulé en deux temps: une première partie plus théorique avec les résultats de recherches récentes et les changements d’utilisation du féminin dans la langue française au fil des siècles. La deuxième partie était plus liée à la pratique. Pour résumer, afin d’utiliser un langage plus inclusif, il faudrait revoir nos textes – ou mieux les écrire directement – en suivant les étapes suivantes (dans cet ordre-là):

  1. Neutraliser : par la désindividualisation ou reformulation par le groupe ou l’utilisation d’épicène (ex : la direction, le corps étudiant, les personnes intéressées… ). Ou encore reformuler en s’adressant directement au groupe (ex : si vous souhaitez vous inscrire plutôt que les collaborateurs souhaitant s’inscrire). Cette façon de faire implique souvent de retravailler le texte s’il est déjà écrit au masculin. Le résultat est souvent plus simple et léger (en tout cas suivant les exemples travaillés en cours).
  2. Féminiser en utilisant les doublons et le féminin en premier(ex : les chercheuses et chercheurs)
  3. Féminiser en utilisant la forme contractée: en dernier recours on peut utiliser la forme contractée avec le point médian, et non pas les parenthèses, barres obliques ou tiret. C’est la solution la plus simple à appliquer quand le texte est déjà écrit, mais aussi la moins appréciée des réfractaires, donc à utiliser en dernier. L’utilisation du point médian lorsque le nom est au pluriel à tendance à évoluer vers plus de simplicité : par exemple avant – les étudiant·e·s et maintenant on voit de plus en plus les étudiant·es. A l’oral, on lit : les étudiantes et les étudiants ou les étudiants et les étudiantes.
    L’utilisation de l’astérisque, plus connue en Suisse allemande, fait son apparition en français (surtout via la grève des femmes), ex : femmes* pour dire qu’on parle des femmes et tout autre personne ne se retrouvant pas parmi les hommes cisgenres.

Dans nos textes il faut donc essayer de panacher ces solutions, suivant les situations, afin de ne pas donner un effet « lourd » au texte.

Quelques liens utiles

La Direction de l’UNIL recommande l’utilisation du langage épicène et féminisé dans la rédaction des supports d’information destinés à la communauté universitaire. Le Plan d’action 2017-2020 prévoit d’approndir les compétences des membres de la communauté universitaire en matière d’égalité, notamment en ce qui concerne la communication inclusive.

Guidelines for home office 2020-2021

This webpage provides you with up-to-date information and documents concerning working from home.

30.04.2020

Chers collègues

Nous espérons que vous avez bien commencé la semaine. Nous avons quelques informations à vous donner concernant les conditions de travail et le télétravail pour ces prochaines semaines :

  • Nous continuons à travailler à domicile jusqu’à nouvel ordre, le campus reste fermé en principe. Toutefois, les personnes qui doivent impérativement se rendre au bureau sont autorisées à le faire avec l’accord de la direction de FORS. Merci de vous concerter avec votre chef de groupe et Corine à ce sujet. Nous vous remercions de suivre les directives de l’Unil quant aux mesures de protection individuelles sur le campus (note de service UniSEP / Coronacell Covid19 N4-2020)
  • Les écoles devraient reprendre le 11 mai ce qui signifie qu’une partie des collaborateurs devraient être en mesure de travailler à 100% de leur taux d’activité. Pour les personnes qui n’y arrivent pas (enfants en garderie ou autre raison), merci d’informer Corine.
  • Si à partir du 1er mai, vous n’avez pas la possibilité de travailler à votre taux d’activité, nous vous demandons de compenser la différence avec vos éventuelles heures supplémentaires. Comme avant, les nouvelles heures supplémentaires ne sont possibles qu’avec l’accord de la direction.
  • Comme nous ne savons pas à quelle date la reprise aura lieu, nous vous demandons d’avoir utilisé au moins deux semaines de vacances 2020 et soldé les vacances 2019 à la fin août et ce, afin de ne pas recommencer en septembre avec 5 semaines de vacances 2020 à prendre sur l’année 2020.
  • Les absences maladies se traitent comme d’habitude, vous devez en informer Corine et votre supérieur hiérarchique. Les médecins étant à nouveau disponibles, nous vous demandons de nous faire parvenir un certificat médical selon les règles usuelles.
  • Comme l’a indiqué l’UNIL les évènements organisés sur le campus sont suspendus jusqu’au 31 août.
  • Les voyages professionnels à l’étranger sont interdits jusqu’à nouvel ordre.

Des exceptions à ces règles sont envisageables mais elles doivent être discutées avec la direction de FORS. Nous restons bien entendu à votre disposition.

Bien cordialement

Georg-Boris-Brian-Corine

27.03.2020

Several steps you can take to protect your work and data while working from home.

  1. Use strong passwords – it’s as important as ever to ensure that all accounts are protected with strong passwords. Unfortunately, many people still use the same password across multiple accounts. This means that all it takes is one compromised password for a criminal to take over all of your accounts.
    Passwords should be unique for every account and should comprise a long string of upper- and lower-case letters, numbers, and special characters. Clearly, it’s difficult to remember all these passwords, which is why password managers are such popular tools these days. We would recommend to use:
    – KeePass for Windows/Linus (https://keepass.info/)
    – MacPass for MacOS (https://macpassapp.org/)
  2. Use an antivirus software – make sure that an antivirus software is installed and running on your computer (https://www.unil.ch/ci/fr/home/menuinst/catalogue-de-services/documentation/securite-utilisateurs/antivirus.html)
  3. Secure your home network – It’s important to take simple steps to protect your home network to prevent malicious parties having access to connected devices. Make sure that your home Wi-Fi is protected with a strong password.
  4. Install updates regularly – Updates to OS and other applications can be a source of annoyance. But they really are important. Updates often include patches for security vulnerabilities that have been uncovered since the last iteration of the software was released. In many cases, you can set updates to run automatically.
  5. Back up your data – Data can be lost in a number of ways, including human error, physical damage to hardware, or a cyberattack. Make sure that you have CrashPlan installed on your computer (https://www.unil.ch/ci/fr/home/menuinst/catalogue-de-services/sauvegardes-et-securite/sauvegarde-poste-de-travail.html ). Keep your data on UNIL servers – FORS shared folders and your M drive.
  6. Look out for phishing emails and sites – With the rise in the number of people working from home due to the coronavirus outbreak, no doubt there will be plenty of cybercriminals looking to cash in on the trend. It’s highly likely that phishing emails will target remote workers in a bid to steal their personal information or gain access to company accounts.

To spot a phishing email, check the sender’s email address for spelling errors and look for poor grammar in the subject line and email body. Hover over links to see the URL and don’t click links or attachments unless you trust the sender 100%. If in any doubt, please forward this email to the IT team.

If you do click on a link and end up on a legitimate-looking site, be sure to check its credibility before entering any information. Common signs of a phishing site include lack of an HTTPS padlock symbol (although phishing sites increasingly have SSL certificates), misspelled domain names, poor spelling and grammar, lack of an “about” page, and missing contact information.

  1. Lock your device – make sure that your computer is always locked when you are not using it.

 

 

Check out the following guidelines to properly install your computer /lab top for home office.

Version 17.03.2020

Guidelines for working from home

Collaborative tools

Asking for help

Remote support

Remote access to UNIL network (Pulse secure)

  • Mandatory for
    • Remote access to your work computer
    • FORS intranet
    • Remote access to FORS shared folders (L, M, N, O, …)
    • Remote access to any protected UNIL resource
  • To install / use it, follow this guide (only in FR): https://www.unil.ch/ci/reseau-unil-chez-soi

Remote access to your workstation

  • First, make sure you are connected with Pulse Secure
  • From Windows
    • Click on the search icon in the task bar (Windows 7: Click on the start menu)
    • Type in « Remote desktop » (in French « Bureau à distance ») and open the application
    • Enter your computer’s full name (ask us if you don’t know it)
    • Enter your UNIL credentials (prefix your username with ad\)
    • If a security warning pops up, click « Yes »
  • From a Mac

Remote access to your « M » home folder

To access your FORS personal folder (Letter M on your Windows workstation) directly from your home computer

  • First, make sure you are connected with Pulse Secure
  • Second, connect to the server, according to one of the procedures below
  • Third, your FORS personal folder is the one with your username
  • Procedures

Remote access to FORS shared folders

To access FORS shared folders directly from your home computer

  • First, make sure you are connected with Pulse Secure
  • Second, connect to the server, according to one of the procedures below
  • Third, choose which folder to access according to the « Drive letter mapping » (which drive letter on your Windows workstation)
  • Procedures:
    • For Windows:
      • Click on the search icon in the task bar (Windows 7: Click on the start menu)
      • Enter: \\nas.unil.ch\fors in the search field
      • Use your UNIL credentials (prefix your username with ad\)
    • For Macs:
    • Drive letter mapping:
      • Drive letter L: P-FORSBASE
      • Drive letter N: G-SHP
      • Drive letter Q: G-SURVEYS
      • Drive letter R: P-OSR
      • Drive letter S: G-SHARE
      • Drive letter T: P-DWB
      • Drive letter U: G-DARIS
      • Drive letter V: G-MANDATES
      • Drive letter W: G-ADMIN
      • Drive letter X: G-RAPP
      • Drive letter Y: G-INFO
      • Drive letter Z: G-SELECTS
Guidelines web

FORS web image guide

Are you a FORS website publisher? Then have a look at the new FORS web image guide set up by our FORS webmaster
Jonas. The guidelines and tools proposed can also be used by all FORS collaborators who need to resize images for calls, flyers, publications etc.  Thank you very much Jonas for this useful guide !

fors-web-images-guide

 

Test procedures for websites

This section is meant for the FORS publishers. The proposed procedures should help you to test our various websites before they are updated.

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